Encontro marcado com a eficiência

organizacao profissional

Reunir-se para discutir questões de trabalho, e até de fora dele, é sempre uma boa oportunidade de trocar ideias, conseguir novas informações e tomar decisões. Mas é preciso saber conduzir bem uma reunião para chegar a conclusões efetivas. Com alguns tropeços, o que era para ser um encontro produtivo pode se tornar perda de tempo.


O erro das reuniões, em geral, não está no evento em si, e sim nas atitudes que são tomadas por seus participantes.


 O maior erro é achar que tudo se resolverá da melhor maneira na hora em que todo mundo estiver reunido. A principal armadilha é a perda de foco. Vários outros assuntos começam a roubar a cena e aquilo que precisava ser discutido acaba não tendo atenção ou sendo tratado com pouca profundidade.

Veja algumas dicas de como tornar esses encontros ainda mais produtivos.
• fazer reuniões menores para os subtemas importantes
• criar estruturações diferentes para cada parte da reunião, inclusive com condutores diferentes
• criar atividades e exercícios que envolvam os participantes

O ideal é que as reuniões de trabalho tenham:
• introdução, quando os temas em pauta devem ser apresentados;
• desenvolvimento, momento em que esses temas são debatidos e ideias e soluções sugeridas; e
conclusão, quando se espera definir resultados e/ou decisões a serem tomadas.

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É importante também que todos os convidados entendam qual será o seu papel e o objetivo do encontro. Devem participar pessoas que são direta ou indiretamente afetadas pelo assunto discutido.

Convidar aquele que pode influenciar positivamente o resultado que se quer obter pode ser uma estratégia importante. Os participantes devem se preparar com antecedência, colhendo, compartilhando e analisando informações.

Organizadores e participantes precisam estar atentos às suas atitudes e ao comportamento antes, durante e depois de uma reunião.


Um resultado improdutivo pode gerar frustração e descrédito para os próximos encontros.


Um exemplo de solução criativa é realizar as reuniões em pé, de preferência no período da manhã, com duração máxima de 20 minutos. Resultados esperados, além da objetividade, é o aumento de produtividade e diminuição do retrabalho.

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